Jak wycofać się z umowy przedwstępnej najmu lokalu użytkowego – zadatek, kary i pismo odstąpienia
Umowa przedwstępna najmu lokalu użytkowego to zobowiązanie do zawarcia właściwej umowy najmu w przyszłości. Podpisuje się ją najczęściej gdy lokal nie jest jeszcze gotowy do wydania, trwa aranżacja wnętrza lub strony chcą zabezpieczyć warunki transakcji zanim dojdzie do faktycznego przekazania kluczy. Problem pojawia się gdy jedna ze stron chce się wycofać. Skutki takiej rezygnacji zależą od tego co zostało zapisane w umowie i czy przy jej podpisaniu przekazano zadatek czy zaliczkę.
Odstąpienie od umowy przedwstępnej a wypowiedzenie umowy najmu – ważna różnica
Wiele osób myli odstąpienie od umowy przedwstępnej z wypowiedzeniem umowy najmu. To dwie zupełnie różne instytucje prawne i mylenie ich może prowadzić do poważnych błędów proceduralnych.
Odstąpienie od umowy przedwstępnej dotyczy sytuacji gdy właściwa umowa najmu jeszcze nie została zawarta. Strona która odstępuje od umowy przedwstępnej oświadcza że nie zamierza zawrzeć umowy przyrzeczonej. Skutkiem jest wygaśnięcie zobowiązania do zawarcia umowy docelowej, a konsekwencje finansowe zależą od tego czy wpłacono zadatek czy zaliczkę oraz czy umowa zawierała klauzule kary umownej.
Wypowiedzenie umowy najmu dotyczy natomiast sytuacji gdy właściwa umowa najmu już obowiązuje i jedna ze stron chce ją zakończyć przed upływem okresu na jaki została zawarta. Rządzi się zupełnie innymi przepisami, w tym art. 673 Kodeksu cywilnego, i wymaga zachowania określonych terminów wypowiedzenia.
Artykuł dotyczy wyłącznie pierwszej sytuacji, czyli rezygnacji zanim dojdzie do zawarcia właściwej umowy najmu.
Czym jest umowa przedwstępna najmu i jakie rodzi zobowiązania
Umowa przedwstępna najmu lokalu użytkowego jest uregulowana w art. 389 Kodeksu cywilnego. Zobowiązuje ona jedną lub obie strony do zawarcia w przyszłości umowy przyrzeczonej, czyli właściwej umowy najmu. Żeby była ważna, musi zawierać co najmniej istotne postanowienia umowy docelowej, a więc przede wszystkim określenie przedmiotu najmu i wysokości czynszu.
Samo podpisanie umowy przedwstępnej tworzy po obu stronach realne zobowiązanie prawne. Nie jest to jedynie list intencyjny ani deklaracja bez konsekwencji. Strona która odmówi zawarcia umowy przyrzeczonej naraża się na roszczenia odszkodowawcze, a w określonych przypadkach także na utratę zadatku lub obowiązek zapłaty jego podwójnej wartości.
Warto wiedzieć że roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się po roku od dnia w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta. To stosunkowo krótki termin który ma znaczenie gdy strony długo zwlekają z dochodzeniem swoich praw.
Zadatek a zaliczka – kluczowa różnica przy rezygnacji
Przy podpisaniu umowy przedwstępnej najmu lokalu użytkowego najemca często wpłaca określoną kwotę. To czy będzie ona traktowana jako zadatek czy jako zaliczka ma decydujące znaczenie dla kosztów ewentualnej rezygnacji.
Zadatek jest instytucją uregulowaną w art. 394 Kodeksu cywilnego. Jeśli do zawarcia umowy przyrzeczonej nie dojdzie z winy najemcy, wynajmujący ma prawo zachować zadatek w całości. Jeśli to wynajmujący nie wywiąże się z zobowiązania, najemca może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. Zadatek pełni więc funkcję zabezpieczenia finansowego dla obu stron i jednocześnie sankcji za niewykonanie umowy.
Zaliczka natomiast nie ma tej samej mocy. Jeśli umowa nie dojdzie do skutku z jakiejkolwiek przyczyny, zaliczka podlega zwrotowi jako świadczenie nienależne na podstawie art. 410 § 2 Kodeksu cywilnego. Jeśli w umowie przedwstępnej nie zostało wprost wskazane że wpłacana kwota stanowi zadatek, sądy z reguły traktują ją jako zaliczkę, co oznacza obowiązek jej zwrotu niezależnie od tego która strona zrezygnowała.
W praktyce wielu wynajmujących lokale użytkowe stosuje w umowach przedwstępnych sformułowanie „zadatek” właśnie po to, żeby zabezpieczyć się finansowo na wypadek rezygnacji najemcy. Dlatego przed podpisaniem umowy warto sprawdzić jak opisana jest wpłacana kwota i jakie są zapisane konsekwencje odstąpienia.
Kiedy można odstąpić od umowy przedwstępnej bez utraty zadatku
Przepisy Kodeksu cywilnego przewidują sytuacje w których zadatek powinien zostać zwrócony mimo rezygnacji jednej ze stron. Zgodnie z art. 394 § 3 k.c. obowiązek zwrotu zadatku powstaje gdy strony zgodnie rozwiążą umowę, gdy do jej niewykonania doszło na skutek okoliczności za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, a także gdy odpowiedzialność za niewykonanie umowy ponoszą obie strony.
W praktyce oznacza to że jeśli projekt właściwej umowy najmu który przedstawia wynajmujący istotnie różni się od warunków ustalonych w umowie przedwstępnej, najemca może odmówić jej podpisania bez konsekwencji finansowych. Przykładem jest sytuacja gdy umowa przedwstępna nie wspominała o obowiązku wykupienia konkretnej polisy, zapłaty dodatkowych opłat administracyjnych czy stosowania narzuconego dostawcy internetu, a wszystkie te warunki pojawiają się dopiero w projekcie umowy właściwej.
Kluczowe jest dokumentowanie wszystkich ustaleń przedumownych. Korespondencja e-mailowa, wiadomości SMS czy notatki ze spotkań mogą stanowić dowód że określone warunki były lub nie były omawiane przed podpisaniem umowy przedwstępnej. Jeśli projekt umowy właściwej istotnie różni się od wcześniejszych ustaleń, nie należy go podpisywać bez uprzedniego złożenia pisemnego stanowiska.
Jak napisać pismo odstąpienia od umowy przedwstępnej
Odstąpienie od umowy przedwstępnej najmu lokalu użytkowego powinno mieć formę pisemną. Ustne oświadczenie jest trudne do udowodnienia i może komplikować późniejsze dochodzenie roszczeń. Pismo powinno zawierać następujące elementy:
Oznaczenie stron – pełne dane odstępującego i drugiej strony umowy, w tym nazwa firmy i NIP jeśli strony są przedsiębiorcami.
Wskazanie umowy – data zawarcia umowy przedwstępnej, numer jeśli został nadany, przedmiot umowy czyli adres lokalu którego umowa dotyczyła.
Oświadczenie o odstąpieniu – jednoznaczne sformułowanie że strona odstępuje od umowy przedwstępnej zawartej w określonym dniu, ze wskazaniem podstawy prawnej (art. 394 k.c. w przypadku zadatku lub art. 389 k.c. w pozostałych przypadkach).
Żądanie finansowe – jeśli odstępujący uważa że przysługuje mu zwrot zadatku lub jego podwójna wartość, powinien zawrzeć to żądanie w piśmie wraz z terminem zapłaty i numerem rachunku bankowego.
Data i podpis – pismo powinno być opatrzone datą i podpisem osoby uprawnionej do reprezentacji.
Pismo należy doręczyć drugiej stronie w sposób umożliwiający potwierdzenie odbioru, najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub przez doręczenie osobiste z pokwitowaniem. Gotowe wzory dokumentów pomocnych przy rozwiązywaniu umów najmu, w tym wzory rozwiązania umowy najmu za porozumieniem stron, mogą być punktem wyjścia do przygotowania własnego pisma.
Jak rozwiązać umowę przedwstępną za porozumieniem stron
Najprostszym i najmniej kosztownym sposobem wyjścia z umowy przedwstępnej jest porozumienie obu stron. Jeśli zarówno najemca jak i wynajmujący zgadzają się na rozwiązanie umowy, mogą to zrobić w dowolnym momencie bez konsekwencji wynikających z przepisów o zadatku. Zgodnie z art. 394 § 3 k.c. w przypadku zgodnego rozwiązania umowy zadatek powinien zostać zwrócony w całości, a obowiązek zapłaty podwójnej kwoty odpada.
Porozumienie o rozwiązaniu umowy przedwstępnej powinno mieć formę pisemną i zawierać co najmniej: datę, oznaczenie stron, wskazanie której umowy przedwstępnej dotyczy, oświadczenie o zgodnym rozwiązaniu umowy oraz ustalenia co do zwrotu wpłaconych kwot i terminu ich zwrotu.
Warto pamiętać że wynajmujący nie ma obowiązku zgadzać się na polubowne rozwiązanie umowy. Jeśli poniósł już koszty związane z przygotowaniem lokalu pod konkretnego najemcę, będzie miał silną pozycję negocjacyjną i prawo do zatrzymania zadatku lub dochodzenia odszkodowania przekraczającego jego wartość.
Kara umowna za rezygnację z umowy przedwstępnej
Poza zadatkiem umowy przedwstępne najmu lokali użytkowych często zawierają klauzule kary umownej na wypadek rezygnacji jednej ze stron. Kara umowna może być ustalona jako równowartość kilku miesięcy czynszu, stała kwota lub procent łącznej wartości umowy przyrzeczonej.
Kara umowna i zadatek mogą w umowie funkcjonować równocześnie, o ile strony wyraźnie tak postanowiły. Oznacza to że wynajmujący może zarówno zatrzymać zadatek jak i dochodzić zapłaty kary umownej, chyba że umowa wyraźnie stanowi inaczej. Przed podpisaniem umowy przedwstępnej warto sprawdzić czy kara umowna nie kumuluje się z zadatkiem, bo łączone zobowiązania mogą okazać się bardzo kosztowne przy rezygnacji.
